Secretaria

El secretario de la Junta de Acción Comunal es el encargado de gestionar y organizar la documentación administrativa de la organización. Su labor incluye la redacción de actas, correspondencias y comunicaciones oficiales, así como la custodia de los archivos. Este cargo es esencial para mantener un flujo de información claro y ordenado entre los miembros de la junta, la comunidad y las entidades externas.

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Funciones: 

• Redactar las actas de las reuniones de la junta directiva y de las asambleas generales, asegurando que sean precisas y completas.

• Llevar el archivo y custodia de los documentos oficiales, incluyendo actas, correspondencia y registros legales.

• Convocar a reuniones y asambleas en conjunto con el presidente, asegurando la correcta difusión de las convocatorias.

• Elaborar y firmar comunicaciones oficiales, como circulares, oficios y certificados, junto con el presidente.

• Actualizar el registro de miembros de la comunidad vinculados a la Junta de Acción Comunal.

• Custodiar el sello oficial de la organización, garantizando su uso exclusivo en documentos autorizados.

• Organizar y supervisar la correspondencia entrante y saliente, manteniendo un control adecuado.

• Coordinar la elaboración de informes anuales, en colaboración con otros miembros de la junta.

• Apoyar al presidente en la preparación de las agendas para las reuniones y actividades.

• Facilitar la comunicación interna entre los miembros de la junta y con la comunidad en general.

• Supervisar la actualización de los estatutos y reglamentos, asegurando su disponibilidad para consulta.

• Registrar las decisiones tomadas en reuniones, garantizando su correcta documentación.

• Responder consultas o solicitudes relacionadas con la información oficial de la organización.

• Gestionar permisos y autorizaciones legales, en coordinación con otras áreas de la junta.

• Preparar y entregar certificaciones, como cartas de residencia, sana posesión o constancias de participación.

• Fomentar el orden y la eficiencia en los procesos administrativos de la junta.

• Asegurar la conservación de los documentos históricos de la organización, protegiéndolos de daños.

• Participar activamente en las reuniones de la junta directiva, aportando información relevante.

• Velar por la confidencialidad de la información sensible contenida en los documentos oficiales.

• Colaborar en la organización de eventos comunitarios, coordinando la logística administrativa.

• Informar periódicamente a la comunidad sobre las actividades y decisiones de la junta.

• Establecer y mantener canales de comunicación digital, como correos electrónicos o plataformas en línea.